Pero,… ¿otra vez hay reunión?. Es la
pregunta que muchos responsables se hacen cuando son convocados para tratar
temas de la organización junto con otros miembros del equipo de trabajo. Y es que la costumbre de celebrar reuniones
en todo momento y para tratar todo tipo de asuntos se ha extendido en buena
parte de los departamentos y entidades de cualquier calibre. Pero, ¿eso es
bueno o malo?
Mejor analizarlo con detalle antes de sacar
conclusiones precipitadas. Entre tener que acudir a múltiples reuniones o no
participar en ninguna, siempre es mejor la primera opción. Qué duda cabe que
para que exista coordinación entre los miembros de un equipo, es necesario
hablar, exponer criterios y acordar líneas de acción comunes. Ahora bien, como
todo en la vida, los excesos se pagan.
Tanto las organizaciones como las personas
tienen a veces síntomas comunes que reflejan que algo falla. Hay enfermedades
que requieren tratamiento especializado, por su importancia en la salud de un
organismo y por lo que afecta a la calidad de vida, al futuro y a la propia
supervivencia. Si esto es así en los seres vivos, no lo es menos si se trata del
entorno laboral, donde la organización de una entidad o empresa depende muchas
veces de la detección precoz de las causas que impiden un correcto
funcionamiento.
Y es que no por ser habituales, hay que
aceptar males que están extendidos. Uno de ellos es la reunionitis, o dicho de otro modo, errores que se producen en
múltiples reuniones de trabajo y que pueden provocar que sean inútiles para los
objetivos de la organización, mermando el escaso tiempo que se dispone para el
trabajo efectivo y la toma de decisiones.
Como en cualquier asunto complejo, lo mejor
para conocerlo y mejorarlo es desagregarlo en los elementos que lo componen,
analizar cada uno y así detectar cuándo estamos ante uno de ellos. Así que
pasemos a presentar a los posibles miembros que componen una reunión para
entender por qué muchas de ellas no alcanzan lo que pretenden. Seguro que con
ciertas analogías y diferencias, todos nos hemos encontrado con situaciones y
personas similares a las que presento, como miembros de una reunión.
El
listo: en toda reunión que se precie,
siempre destaca un participante muy particular que dispone de la información
necesaria y la expone en el momento adecuado, con tono autosuficiente, no
dejando la más mínima duda de que él sí se prepara las reuniones a conciencia y
nadie puede pillarle en descuido,… para fastidio del resto.
El
datos: en simbiosis con el listo, trae a cada reunión listados,
cuentas, resultados, proyecciones… que pueden tener relación con lo que se
trata quizá de una forma tangencial, pero no por ello se corta un pelo
exponiendo sin duelo el último porcentaje.
El
ideólogo: nadie sabe cómo, pero
consigue que todos perciban que lo que declara, lo hace en nombre de la
organización y no a título particular, aunque es muy común que con esto supla (o
lo intente) la labor que le corresponde al verdadero responsable del equipo.
El
oportunista: nada impide que una vez
mediada la reunión, alguien que no ha abierto la boca hasta entonces porque no
tiene realmente nada que decir, encuentra el momento de hacer su particular discurso
(o speech como dicen los modernos) sin
aportar nada en particular, salvo las cuatro ideas que le han quedado de lo que
ha oído hasta entonces, pero dichas de otro modo para que no se note.
El
enredador: siempre, sin excepción es
la voz de la discordia, porque nunca le convencen los objetivos, ni lo
expuesto, ni las conclusiones, pero (eso sí) consigue que haya enfrentamiento
entre miembros del equipo (da igual quiénes), dado que ese sí es el objetivo
que persigue.
El
pacifista: por el contrario, este
miembro del equipo contrarresta la sibilina labor del enredador, para que la sangre no llegue al río, aunque en ocasiones
acabe él mismo ahogado en el intento.
El
monólogos: es el más insufrible de
todos, haciendo que nadie quiera ser convocado de nuevo el siguiente día, por
no tener que escuchar y simular bostezos tras los inacabables minutos de
“experta exposición”.
El
aburrido: como el monólogos, pero sin lo de “experta exposición”, así que peor
aún.
El
gracioso: no podía faltar, ese
compañero que se sabe todos los chistes y es capaz de ingeniar todas las bromas
imaginables sobre los miembros del equipo y de fuera del equipo, chascarrillos
incluidos, que anima la reunión en la misma medida que hace que la misma pierda
de vista sus objetivos.
El
despistador: en línea con el gracioso, solo que sin gracia, habla
de cualquier cosa que no tenga que ver con la reunión, sabiendo que cuanto más
despiste, menos tiempo queda para tratar los temas propios para los que ha sido
citado.
El
negativo: no importa de qué se hable
porque siempre tendrá una visión pesimista sobre resultados posibles o
alternativas de acción.
El
optimista: tan peligroso como el negativo, cualquier cosa puede
parecerle excelente y tiene que salir bien por Decreto o inspiración divina,
sin tener en cuenta los medios ni tiempo a emplear para que sea rentable o
efectivo.
El
interruptor: tiene que hablar y
cortar el argumento de cualquiera que aporte algo coherente antes de que llegue
a alguna conclusión o compromiso del grupo, sin importarle en exceso el respeto
a quien tiene la palabra en cada momento.
El
tímido: lo pasa fatal cada vez que no
le queda más remedio que intervenir pero sabiendo, él y todos, que tiene mucho que aportar, por lo que todos
le escuchan con interés, acrecentando con ello aún más su timidez.
El
resúmenes: su objetivo es tener la
última palabra en cada tema tratado y qué forma mejor que resumir lo tratado
haciendo más fácil la redacción del acta.
Y finalmente llegamos al único miembro que
no puede faltar en una reunión:
El
imprescindible: un líder, alguien que
convoca (con tiempo suficiente) la reunión, decide quién participa en la misma,
prepara el orden del día, dirige el turno de palabra y mide los tiempos,
llegando a conclusiones y compromisos claros y con calendario de cumplimiento
conocido por todos. Su mayor reto consiste en lograr que cada participante
aporte solamente aquello que interesa a la organización y no a cada uno de
ellos en particular, tarea nada fácil, porque no es fácil ser un líder y menos
aún ser reconocido como tal. En definitiva, debe diagnosticar, tratar y curar
la reunionitis, antes de que la organización se contagie de sus males.
Seguro que podemos identificar en nuestro
entorno personas con estos 16 perfiles y muchos otros que hacen de las
reuniones algo atractivo, curioso e incluso útil.
